Ja, hvorfor gør de ikke det? Vi kan vende spørgsmålet om og søge efter, hvad der får medarbejderne til at gøre det, som er aftalt. Det kræver nemlig en ledelse, der er synlig.
“Synlig? Er det ikke noget med, at jeg skal være der hele tiden? Det kan jeg jo ikke. Jeg har også andre opgaver!” Men nej, du skal ikke være der hele tiden. I skal have nogle klare regler og en struktur for, hvornår I taler sammen og om hvad. Det vender jeg tilbage til.
Den usynlige leder har det i hovedet
Den usynlige leder fordeler arbejdet på staldgangen eller over morgenkaffen. Medarbejderen kender ikke den lidt længere planlægning ud over, at hun nok ved, at der snart skal køres gylle ud for eksempel. Hun kan pludselig en dag se en stor entreprenørmaskine, der graver et hul bag laden. Først når hun spørger entreprenøren, finder hun ud af, at der skal laves et nyt dræn med en større pumpe. Ja, vel! Det er måske ikke hendes arbejdsområde, men det havde nu været rart at vide, hvad der sker på gården. Det giver en følelse af, at man er med og en del af det.
Den usynlige leder har alt planlægning i hovedet og han inddrager ikke andre. Det giver mindre arbejdsglæde for de ansatte, når man ikke kan se sammenhængen i det, man gør. Hvorfor skal der for eksempel flyttes gammel jern fra laden i dag? Det er måske fordi gårdmanden forhandler om levering af 36 tons roepiller til levering en af dagene. Han har ikke fortalt nogen af medarbejderne om det, for de har jo heller ikke noget med det at gøre. “Vi skal jo også arbejde – vi kan ikke holde møder hele tiden!”. Men det kan faktisk lade sig gøre at vinde tid ved at være en synlig og tydelig leder.
“Vi skal jo også arbejde – vi kan ikke holde møder hele tiden!”
Den synlige leder har et system
Den synlige leder har et system. Der er nogle bestemte ting, der bliver gjort til bestemt tid. Det behøver ikke være sværere! Det betyder, at medarbejderne ved, hvornår der planlægges og laves aftaler. De ved, hvordan arbejdsplanen bliver lavet og hvilke regler, der gælder for ferie og frihed. De ved, hvad de skal lave hver dag. De ved, hvad de skal gøre, hvis de har forslag eller spørgsmål. De ved, hvilke mål, I går efter og hvordan de kan bidrage. Der bliver holdt tavlemøde hver uge i teamet, månedsmøde med et fagligt emne og kvartalsmøde med valg af fokusområde for næste kvartal. System og struktur er med til at give tryghed og arbejdsglæde – og så sparer det tid, fordi de daglige konsultationer og spørgsmål over telefonen forsvinder.
Er du en flaskehals?
Har du nogensinde prøvet at tælle, hvor mange gang, du bliver spurgt om noget i løbet af en arbejdsdag. Prøv at se på din telefon. Hvor mange opkald er der? Det er også forstyrrelse for dig – både i tid og mentalt.
Hvis du har mange opkald og spørgsmål, så er du sandsynligvis en flaskehals, for så er der nogen, der venter på et svar, før de kan komme videre med opgaven. Du kan ikke komme ud over det med et snuptag, men prøv at lægge mærke til, hvad du bliver spurgt om. For så kan du tage fat på forstyrrelserne en efter en.
Her er 3 gode tips til at få dine medarbejde til at tage ansvar
- Hvis du har en medarbejder, der er usikker og måske synes, det er nemt og ansvarsfrit at spørge dig hele tiden, så væn ham af med det ved at lade være med at svare. Du kan i stedet starte med at bygge hans selvværd og beslutningsevne op. Det koster lidt mere tid i starten, men vil betale sig selv tilbage ret hurtigt. Stil ham tre spørgsmål et efter et:
- Hvad er problemet? Beskriv det for mig.
- Hvilke løsninger er der? Hvad kan du forstille dig, man kan gøre?
- Hvilken løsning vil du prøve først?
- Får du mange spørgsmål, der kunne være klaret, hvis I holdt et ugentligt tavlemøde, hvor det blev klaret af? Og en tavle, de kunne læse på, hvis der kommer ændringer til. Hvis I har indført, at en bestemt type beskeder skrives på tavlen, så er det hurtigere end at du skal ringe til 1-2 mand og lige huske at sige til …. Det er en tydelig erfaring, at tavlemødet sparer lederen for en masse tid og gør medarbejderne mere selvkørende. Samme besked gives til alle samtidig og der er mindre misforståelser.
- Tavlemødet bruges også til at arbejde med jeres mål og forbedringer. Det giver en ansvarsfølelse og mange landmænd har oplevet, at medarbejderne tager større selvstændigt ansvar, fordi de kender målet og ved, hvad du ønsker, der skal ske. De skal ikke gå og gætte sig til det – eller afvente dine beskeder. Tavlerne er synlig ledelse.
“Tavlerne er synlig ledelse!”
Hvorfor gør medarbejderne ikke det, vi aftaler
Ja, tilbage til spørgsmålet. Hvis du er usynlig i din ledelse d.v.s. holder informationerne for dig selv og giver kortfristede ordrer, så kan medarbejderne ikke se sammenhængen. De forstår måske hverken vigtigheden eller formålet med det, du sætter dem til. Hvis du har sat to medarbejdere til at flytte gammelt jern fra laden, så kan du måske komme tilbage og se, der ligger fine sorterede dynger, men på de forkerte steder og de har kun fået flyttet halvdelen ud. De forstod ikke, at grunden var, der lige om lidt kommer en vognmand og læsser 36 tons roepiller af.
Motivationen bliver også meget mindre, når du kun giver en ordre om at gå fra A til B. Hvis ikke medarbejderen forstår sammenhængen og hvorfor, så arbejder hun måske kun lige til fyraften – og ikke til, hun bliver færdig med opgaven.
Forklaringen på, hvorfor medarbejderne ikke gør, hvad I aftaler, kan ligge mange steder, men helt sikkert er det, at løsningen ligger hos dig som leder. Du skal ændre det, du gør.
Den nemmeste måde er, at du opbygger systemer for jeres arbejdsplaner og møder. Det lyder jo som at æde en elefant, så derfor tag det i mindre bidder! Start et sted, få det til at fungere og gå så videre med næste trin. Skab automatisk synlighed ved at du altid kommunikerer på tavlerne og ved det ugentlige stående møde. Så skal du ikke gå og huske på at sige dit og dat – og glemme det halve …
